Как заполнить кассовую книгу: пример за день

Дано: остаток наличных денег в кассе на начало дня 12 400 руб.; за день оформлены два приходных кассовых ордера на 85 000 и 4 600 руб. и два расходных на 41 200 и 18 300 руб. Найти: заполненный лист кассовой книги и остаток на конец дня.

Лист заполняют строго по документам: одна строка - один кассовый ордер, а не операция «вообще». Затем подводят итоги оборотов по приходу и по расходу и выводят остаток по формуле «остаток на начало плюс приход минус расход». Ответ: приход 89 600 руб., расход 59 500 руб., остаток на конец дня 42 500 руб. Калькулятор сверху пересчитает лист под твои суммы и сразу проверит остаток по лимиту кассы.

Решение по шагам

Дано.

Найти: остаток наличных денег в кассе на конец дня $O_{\text{к}}$.

Шаг 1. Переносим остаток на начало дня. Первая заполненная строка листа - 12 400 руб. Своей цифры у неё не бывает: это ровно тот остаток, которым закрылся предыдущий рабочий день. Если сумма не совпала с прошлым листом, ошибка сидит в одном из двух листов, а сегодняшние обороты тут ни при чём, и пересчитывать их бесполезно.

Шаг 2. Записываем приход по каждому ПКО. В графу «Номер документа» идёт номер ордера, в графу «От кого получено или кому выдано» - источник денег, в графу «Номер корреспондирующего счёта» - счёт, с которым корреспондирует счёт 50 «Касса». Записи идут в том порядке, в котором ордера оформлены за день.

Шаг 3. Записываем расход по каждому РКО. Порядок тот же, только суммы попадают в графу «Расход». Ордера на приход и на расход не группируют по видам и не сортируют по суммам: в кассовой книге сохраняется хронология, иначе лист невозможно сверить с корешками ордеров.

Шаг 4. Подводим итоги оборотов. Складываем отдельно приход и отдельно расход:

$$\Pi = \Pi_1 + \Pi_2 = 85\,000 + 4\,600 = 89\,600 \text{ руб.},$$ $$P = P_1 + P_2 = 41\,200 + 18\,300 = 59\,500 \text{ руб.}$$

Остаток на начало дня в итог по приходу не входит: это не поступление, а перенесённая величина. Ошибка «прибавил 12 400 к обороту» встречается чаще всех прочих и сразу ломает сверку с отчётом кассира.

Шаг 5. Выводим остаток на конец дня.

$$O_{\text{к}} = O_{\text{н}} + \Pi - P = 12\,400 + 89\,600 - 59\,500 = 42\,500 \text{ руб.}$$

Шаг 6. Заполняем строку «в том числе на заработную плату» и проверяем лимит. В этот день зарплату не выдавали, поэтому в строке ставим прочерк. Дальше сравниваем остаток с лимитом: $42\,500 < 50\,000$, значит держать деньги в кассе можно и сдавать в банк ничего не нужно. Сам лимит организация считает заранее и утверждает приказом - как именно, разобрано в задаче про лимит остатка кассы.

Ответ. Обороты за день: приход 89 600 руб., расход 59 500 руб.; остаток наличных денег в кассе на конец дня - 42 500 руб., лимит не превышен.

Формула и откуда она берётся

Формула строки «Остаток на конец дня» одна на любой лист:

$$O_{\text{к}} = O_{\text{н}} + \Pi - P,$$

где $O_{\text{н}}$ - остаток на начало дня, $\Pi$ - итог оборота по приходу, $P$ - итог оборота по расходу.

Это не бухгалтерское изобретение, а обычный баланс физического ящика с деньгами: сколько было, плюс сколько принесли, минус сколько унесли. Именно поэтому остаток не может стать отрицательным - из кассы нельзя выдать больше, чем в ней лежит. Отрицательное число в этой строке означает не «долг кассы», а пропущенный или неверно записанный приходный ордер.

Та же величина одновременно является сальдо активного счёта 50 «Касса» на конец дня. Активный счёт растёт по дебету и уменьшается по кредиту, поэтому приход в кассовой книге - это дебетовый оборот, а расход - кредитовый. Логика конечного сальдо здесь ровно та же, что при сборке оборотно-сальдовой ведомости, только период не месяц, а один рабочий день.

Как устроен лист кассовой книги

Кассовая книга ведётся по унифицированной форме КО-4. Каждый лист состоит из двух одинаковых частей: сам лист книги остаётся в ней, а отрывной вкладной лист становится отчётом кассира. Раньше их заполняли под копирку, сейчас печатают из программы, но смысл прежний: второй экземпляр вместе с ордерами передаётся бухгалтеру.

Листы нумеруются подряд с начала года, и книга заводится одна на организацию независимо от числа кассиров. Обособленное подразделение ведёт свою книгу и передаёт копию листа в головную организацию. В бумажном варианте книгу прошнуровывают, пронумеровывают и опечатывают, а на последней странице руководитель и главный бухгалтер заверяют количество листов.

Лист заполняют только в те дни, когда были кассовые операции. Если движения наличных не было, лист не оформляют, а остаток просто переходит на следующий день с операциями. Электронная кассовая книга приравнена к бумажной, если подписана усиленной квалифицированной подписью.

Проверка: отчёт кассира и счёт 50

Заполненный лист проверяют тремя сверками, и все три должны сойтись. Первая: остаток на начало дня равен остатку на конец предыдущего листа. Вторая: число строк прихода и расхода совпадает с числом фактических ордеров за день, а суммы - с суммами в самих ордерах. Третья: остаток на конец дня совпадает с фактическим количеством денег в кассе после пересчёта.

Затем бухгалтер разносит отчёт кассира по счетам. По нашему листу выйдут четыре проводки: дебет 50 кредит 51 на 85 000 руб., дебет 50 кредит 71 на 4 600 руб., дебет 71 кредит 50 на 41 200 руб. и дебет 51 кредит 50 на 18 300 руб. Дебетовый оборот по счёту 50 составит 89 600 руб., кредитовый - 59 500 руб., сальдо на конец дня - 42 500 руб., то есть ровно та цифра, что выведена в листе. Это и есть контрольное равенство между первичным документом и регистром учёта, из которого потом собирается бухгалтерский баланс.

Частые ошибки

• Остаток на начало дня прибавляют к обороту по приходу. Тогда итог за день становится 102 000 руб. вместо 89 600 руб., и отчёт кассира перестаёт сходиться с ордерами, хотя остаток на конец дня внешне выглядит верным.
• Строки группируют по видам операций. Все приходы подряд, потом все расходы - так удобнее считать, но хронология теряется, и лист невозможно сверить с корешками ордеров по порядку номеров.
• Одну операцию дробят на несколько строк или объединяют несколько ордеров в одну. Соответствие «строка равна ордеру» обязательно: по нему проверяющий сопоставляет книгу с первичкой.
• Забывают строку «в том числе на заработную плату». Она нужна не для красоты: в дни выдачи зарплаты, пособий и стипендий превышение лимита кассы разрешено, и подтверждает это право именно эта строка.
• Исправляют ошибку замазкой или переписывают лист начисто. В кассовой книге допускается только корректурный способ: неверная сумма зачёркивается одной чертой, рядом пишется верная, а исправление заверяют подписи кассира и главного бухгалтера с датой.
• Сравнивают с лимитом не ту сумму. Проверяется остаток на конец дня, а не оборот по приходу и не остаток в любой момент дня: в течение дня наличных в кассе может быть сколько угодно.

FAQ

Нужно ли заполнять лист, если за день не было операций? Нет. Лист оформляют только за дни с кассовыми операциями, а остаток без изменений переходит на следующий такой день. Пустых листов в книге быть не должно.

Обязана ли ИП вести кассовую книгу? Индивидуальные предприниматели вправе не вести кассовую книгу и не оформлять ПКО и РКО, если ведут учёт доходов и расходов или физических показателей по налоговому режиму. Организации, включая малые, ведут книгу всегда.

Что делать, если остаток на конец дня получился отрицательным? Считать лист неверным и искать пропущенный приход. Физически касса не может выдать больше, чем в ней есть, поэтому минус означает незаписанный ПКО, перепутанные местами графы прихода и расхода или ошибку в переносе остатка с прошлого листа.

Сколько хранится кассовая книга? Пять лет после отчётного года при условии, что закончена налоговая проверка за этот период. Вместе с книгой хранятся отчёты кассира и приложенные к ним приходные и расходные ордера - по отдельности они теряют доказательную силу.

Коротко

1. Перенеси остаток на конец предыдущего дня в строку «Остаток на начало дня»: в нашем примере 12 400 руб.
2. Запиши каждый кассовый ордер отдельной строкой в хронологическом порядке, указав номер документа, контрагента и корреспондирующий счёт.
3. Подведи итоги за день отдельно по приходу и по расходу: 89 600 руб. и 59 500 руб.; остаток на начало в обороты не входит.
4. Выведи остаток по формуле $O_{\text{к}} = O_{\text{н}} + \Pi - P$: получается 42 500 руб.
5. Заполни строку «в том числе на заработную плату», сравни остаток с лимитом кассы (42 500 < 50 000) и подпиши лист вместе с отчётом кассира.