Как удержать НДФЛ из зарплаты: расчёт и проводки

Дано: за март работнику начислены оклад 65 000 руб. и премия 8 000 руб., на его обеспечении двое детей до 18 лет, доход с начала года 219 000 руб. Найти: удержанный НДФЛ и сумму к выплате.

Налог считается не с начисленной суммы, а с налоговой базы: из начисленного вычитают стандартные вычеты на детей и умножают остаток на ставку. Ответ: база 68 800 руб., НДФЛ 8 944 руб., к выплате 64 056 руб., проводка Дт 70 Кт 68. Калькулятор сверху пересчитает удержание под свои числа и покажет, в каком месяце вычет пропадёт, а ниже - разбор по шагам.

Решение по шагам

Дано.

Найти: налоговую базу $B$, удержанный НДФЛ $H$ и сумму к выплате.

Шаг 1. Собираем облагаемый доход за месяц. В базу идут все выплаты, связанные с оплатой труда: оклад, премия, доплаты, надбавки. Складываем:

$$D = 65\,000 + 8\,000 = 73\,000\ \text{руб.}$$

Премия здесь не отдельный доход со своей ставкой, а часть той же зарплаты: вычет применяется к сумме целиком.

Шаг 2. Проверяем право на вычет. Стандартный вычет на детей предоставляется, пока доход с начала года не перевалил за 450 000 руб. У нас за январь - март накопилось 219 000 руб., это меньше порога, значит за март вычет положен в полном размере.

Шаг 3. Считаем сумму вычетов. Размер зависит от очерёдности рождения: на первого ребёнка 1 400 руб., на второго 2 800 руб. в месяц.

$$V = 1\,400 + 2\,800 = 4\,200\ \text{руб.}$$

Шаг 4. Находим налоговую базу. База - это начисленное за вычетом стандартных вычетов:

$$B = D - V = 73\,000 - 4\,200 = 68\,800\ \text{руб.}$$

Шаг 5. Считаем налог. Умножаем базу на ставку 13 % и округляем результат до полных рублей:

$$H = B \cdot c = 68\,800 \cdot 0{,}13 = 8\,944\ \text{руб.}$$

Шаг 6. Определяем сумму к выплате. Из начисленного вычитаем удержанный налог, а не базу:

$$D - H = 73\,000 - 8\,944 = 64\,056\ \text{руб.}$$

Шаг 7. Записываем проводки.

Проверка. Если бы вычета не было, налог составил бы $73\,000 \cdot 0{,}13 = 9\,490$ руб. Разница 546 руб. - это ровно $4\,200 \cdot 0{,}13$, то есть экономия от вычета. Сходится: вычет уменьшает не сам налог, а базу, поэтому на руки он добавляет 13 % своей величины.

Ответ. Налоговая база 68 800 руб., удержан НДФЛ 8 944 руб., к выплате 64 056 руб., удержание отражается проводкой Дт 70 Кт 68.

Формула и откуда она берётся

Общий вид расчёта задан статьями 210, 218 и 224 Налогового кодекса:

$$H = (D - V) \cdot c,$$

где $D$ - начисленный доход, $V$ - сумма вычетов, на которые работник имеет право, $c$ - ставка. Статья 210 говорит, что база определяется как доход, уменьшенный на вычеты; статья 218 задаёт размеры стандартных вычетов; статья 224 - ставку.

Удерживает налог не работник, а работодатель: по статье 226 НК он выступает налоговым агентом. Организация не платит НДФЛ за свой счёт: она изымает его из дохода физического лица и перечисляет в бюджет. Отсюда и характер проводки: расход у работника, а не у фирмы.

Налог считают нарастающим итогом с начала года: берут доход за январь - текущий месяц, вычитают вычеты за те же месяцы, находят налог с базы и отнимают уже удержанное. Проверим на нашем примере: база за три месяца $219\,000 - 3 \cdot 4\,200 = 206\,400$ руб., налог $206\,400 \cdot 0{,}13 = 26\,832$ руб., за январь и февраль удержано $2 \cdot 8\,944 = 17\,888$ руб., значит за март остаётся $26\,832 - 17\,888 = 8\,944$ руб. Тот же результат.

При ровном заработке нарастающий итог даёт то же число, что и прямой расчёт за месяц. Он обязателен, когда доход скачет: премия в одном месяце, отпуск в другом, переход через порог шкалы. Округление до полных рублей по пункту 6 статьи 52 НК применяется к накопленной сумме, а не к каждому месяцу.

Ставка 13 % работает, пока база с начала года не превысила 2,4 млн руб.; дальше включается следующая ступень шкалы, и повышенный процент берётся только с суммы превышения, а не со всего дохода.

Стандартные вычеты на детей: размеры, очерёдность, лимит

Размеры вычетов и порог дохода изменились с 2025 года, в старых задачниках стоят прежние цифры. Действующие значения:

Три правила, на которых чаще всего ошибаются. Первое: очерёдность считают по всем детям, включая взрослых, поэтому младший ребёнок может оказаться третьим по счёту с вычетом 6 000 руб. Второе: вычет на ребёнка-инвалида не заменяет обычный, а складывается с ним - на второго ребёнка с инвалидностью родитель получает $2\,800 + 12\,000 = 14\,800$ руб. Третье: единственному родителю вычет удваивается, но статус подтверждается документами, а не разводом.

Лимит 450 000 руб. считается по доходу нарастающим итогом, и месяц превышения важен: в нём вычет уже не предоставляется. При заработке 73 000 руб. в месяц порог перейдён в июле, когда накопится 511 000 руб., значит вычет действует с января по июнь. Годовая экономия составит $6 \cdot 4\,200 \cdot 0{,}13 = 3\,276$ руб. График в калькуляторе сверху показывает этот перелом: столбик июля выше июньского ровно на 546 руб.

С 2025 года заявление на детский вычет работник не пишет: работодатель предоставляет его сам по документам, которые у него есть. Если вычет всё же не применили, вернуть переплату можно через декларацию 3-НДФЛ.

Что дальше происходит с удержанной суммой

Счёт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» пассивный: начисления идут по кредиту, а всё, что уменьшает долг перед работником - удержания и выплаты, - по дебету. Поэтому удержание налога записывают Дт 70 Кт 68, и никакой счёт затрат при этом не задействован: сумма просто переезжает из обязательства перед работником в обязательство перед бюджетом. Если сторона записи вызывает сомнения, помогает разбор про составление бухгалтерской проводки.

К счёту 68 открывают субсчёт «Расчёты по НДФЛ» - иначе налог смешается с НДС и налогом на прибыль, и обороты перестанут читаться. Перечисление в бюджет закрывает этот субсчёт проводкой Дт 68 Кт 51 в составе единого налогового платежа.

Здесь же проходит граница с расходами работодателя. Страховые взносы начисляются сверх зарплаты и в дебет счёта затрат, работник их не платит и на руки они не влияют. НДФЛ, наоборот, целиком внутри начисленной суммы. Смешивать их нельзя: 73 000 руб. - это то, что стоит в расчётной ведомости, а не то, во что работник обходится организации.

На практике налог удерживают не раз в месяц, а при каждой выплате, потому что с 2023 года датой получения дохода считается день перечисления денег. Как это раскладывается на две выплаты, разобрано отдельно в задаче про расчёт аванса по зарплате; здесь мы считаем месяц целиком, чтобы не дробить базу.

Обратная задача: сколько начислить, чтобы на руки вышло ровно 60 000

Такое условие встречается, когда зарплата в договоре указана «чистыми». Работник без детей должен получать 60 000 руб. на руки, ставка 13 %. Ищем начисление $D$ из равенства $D - 0{,}13 D = 60\,000$:

$$D = \frac{60\,000}{1 - 0{,}13} = \frac{60\,000}{0{,}87} \approx 68\,965{,}52\ \text{руб.}$$

Из-за округления налога до полных рублей результат подгоняют: при начислении 68 966 руб. налог равен $68\,966 \cdot 0{,}13 = 8\,965{,}58 \approx 8\,966$ руб., и на руки выходит ровно 60 000 руб. Делить на 0,87 можно только при ставке 13 % и только пока нет вычетов: с вычетом $V$ формула превращается в $D = (60\,000 - 0{,}13 V) / 0{,}87$.

Частые ошибки

• Умножают на ставку начисленную сумму, а не базу. С вычетом 4 200 руб. налог равен 8 944 руб., а не 9 490 руб.; разница в 546 руб. остаётся у работника.
• Вычитают из зарплаты саму базу или вычет. На руки идёт начислено минус налог: $73\,000 - 8\,944$, а не $73\,000 - 68\,800$ и не $73\,000 - 4\,200$.
• Берут старые размеры вычетов и порог 350 000 руб. С 2025 года на второго ребёнка положено 2 800 руб., на третьего 6 000 руб., а лимит дохода поднят до 450 000 руб.
• Применяют вычет в месяце превышения лимита. Как только доход нарастающим итогом перешагнул 450 000 руб., вычет в этом же месяце уже не даётся, а не со следующего.
• Считают очерёдность только по несовершеннолетним. Взрослые дети из счёта не выпадают, и младший ребёнок может оказаться третьим с вычетом 6 000 руб.
• Оставляют в налоге копейки. НДФЛ округляется до полных рублей: в проводке стоит 8 944 руб., дробная часть промежуточных расчётов отбрасывается.
• Записывают удержание как расход организации. Проводка Дт 70 Кт 68 не затрагивает счета затрат: налог платит работник, а фирма только перечисляет.

FAQ

Нужно ли заявление работника, чтобы применить вычет на детей? С 2025 года нет. Работодатель предоставляет стандартный вычет сам, если у него есть документы о детях: свидетельства о рождении, справка об инвалидности, подтверждение статуса единственного родителя. Раньше заявление требовалось ежегодно.

Что делать, если вычет забыли применить за прошлые месяцы? Пересчитать налог нарастающим итогом с начала года. Излишне удержанная сумма уменьшит удержание текущего месяца, а если год закрыт, переплату возвращают через декларацию 3-НДФЛ.

Как удерживать НДФЛ, если работник получил доход в натуральной форме? Налог с такого дохода удерживают из ближайших денежных выплат, но не более 50 % от суммы к выдаче. Если до конца года удержать не удалось, работодатель сообщает об этом в налоговую, и человек платит налог сам.

Облагается ли НДФЛ материальная помощь и больничный? Пособие по временной нетрудоспособности облагается полностью. Материальная помощь не облагается в пределах 4 000 руб. за год, сверх этой суммы попадает в базу. Оба дохода идут в тот же расчёт нарастающим итогом, что и зарплата.

Коротко

1. Налог берут с базы, а не с начисленного: $H = (D - V) \cdot c$, где $V$ - стандартные вычеты.
2. Вычеты на детей с 2025 года: 1 400 руб. на первого, 2 800 руб. на второго, 6 000 руб. на третьего и каждого следующего, 12 000 руб. на ребёнка-инвалида родителю; они складываются.
3. Вычет действует, пока доход с начала года не превысил 450 000 руб.; в месяце превышения он уже не применяется.
4. Налог считают нарастающим итогом и округляют до полных рублей, ставка 13 % работает до базы 2,4 млн руб. за год.
5. Для примера: $73\,000 - 4\,200 = 68\,800$ руб. база, НДФЛ 8 944 руб., к выплате 64 056 руб., проводки Дт 20 Кт 70, Дт 70 Кт 68, Дт 70 Кт 51.