Как рассчитать лимит кассы: формула и пример

Дано: объём поступлений наличных за расчётный период 30 рабочих дней - 4 500 000 руб.; выручка сдаётся в банк каждый третий рабочий день. Найти: лимит остатка наличных денег в кассе.

Лимит считается по формуле из приложения к указанию Банка России № 3210-У: среднедневные поступления умножаются на число рабочих дней между сдачами денег в банк. Ответ: 450 000 руб. Калькулятор сверху пересчитает лимит под твои числа и покажет второй способ - расчёт по объёму выдач.

Решение по шагам

Дано.

Найти: лимит остатка наличных денег $L$.

Шаг 1. Проверяем исходные данные на допустимость. Расчётный период не может превышать 92 рабочих дня - наши 30 дней проходят. Период между сдачами наличных в банк не должен быть больше 7 рабочих дней; послабление до 14 рабочих дней действует только там, где в населённом пункте нет банка. Три рабочих дня укладываются в общий предел, значит данные корректны и можно считать.

Шаг 2. Находим среднедневные поступления. Делим выручку на число рабочих дней расчётного периода:

$$\frac{V}{P} = \frac{4\,500\,000}{30} = 150\,000 \text{ руб. в день}.$$

Это средняя сумма, которая оседает в кассе за один рабочий день.

Шаг 3. Умножаем на срок сдачи. За три рабочих дня между инкассациями в кассе накопится втрое больше:

$$L = \frac{V}{P} \cdot N_{\text{c}} = 150\,000 \cdot 3 = 450\,000 \text{ руб.}$$

Шаг 4. Оформляем результат. Лимит округляют до целых рублей по обычным математическим правилам - копейки в приказе не пишут. Полученную сумму организация закрепляет приказом руководителя: в нём указывают размер лимита, дату введения и способ расчёта с приложением самого расчёта. Без приказа лимит считается нулевым, и тогда любая наличность в кассе на конец дня формально сверхлимитная.

Ответ. Лимит остатка наличных денег в кассе - 450 000 руб.

Формула и откуда она берётся

Порядок расчёта задан указанием Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У. В приложении к нему две формулы, и первая, по объёму поступлений, выглядит так:

$$L = \frac{V}{P} \cdot N_{\text{c}}.$$

Здесь $L$ - лимит остатка наличных денег в рублях; $V$ - объём поступлений наличных за проданные товары, выполненные работы и оказанные услуги за расчётный период; $P$ - расчётный период в рабочих днях (не более 92); $N_{\text{c}}$ - число рабочих дней между днями сдачи наличных в банк (не более 7, а при отсутствии банка в населённом пункте - не более 14).

Логика формулы простая. Лимит - это максимум наличных, которые физически успевают накопиться в кассе к моменту очередной сдачи в банк. Если каждый рабочий день приносит 150 000 руб., а инкассация приходит на третий день, то к вечеру третьего дня в кассе окажется ровно 450 000 руб. Именно столько и разумно разрешить хранить: меньше - придётся сдавать деньги чаще, больше - в кассе будет лежать сумма, которой там взяться неоткуда.

График в калькуляторе сверху рисует эту картину в виде пилы: остаток растёт равными ступеньками по 150 000 руб. и обнуляется в день сдачи, а пунктирная линия лимита проходит ровно по вершинам.

Остаток, который ограничивает лимит, - это дебетовое сальдо счёта 50 «Касса» на конец рабочего дня. Как это сальдо выводится по оборотам и попадает в отчётность, подробно разобрано в задаче про оборотно-сальдовую ведомость. Экономический смысл у лимита тот же, что у моделей управления денежным остатком: держать в кассе минимум, но не срывать текущие платежи. Формально указание 3210-У устроено проще, чем модель Миллера-Орра, где границы остатка выводятся из дисперсии денежного потока: здесь никакой оптимизации издержек нет, есть административный норматив.

Второй способ: лимит по объёму выдач

Если наличная выручка в кассу не поступает вовсе - организация работает по безналу, а наличные снимает с расчётного счёта на хозяйственные нужды, - первая формула даёт ноль. Для такого случая в приложении есть вторая формула:

$$L = \frac{R}{P} \cdot N_{\text{n}},$$

где $R$ - объём выдач наличных денег за расчётный период, за исключением сумм на заработную плату, стипендии и другие выплаты работникам; $N_{\text{n}}$ - число рабочих дней между получениями наличных по денежному чеку в банке, тоже не более 7 (или 14 при отсутствии банка).

Посчитаем на числах второго примера. Пусть за те же 30 рабочих дней из кассы выдано 1 800 000 руб. без учёта зарплаты, а наличные получают по чеку раз в 4 рабочих дня:

$$L = \frac{1\,800\,000}{30} \cdot 4 = 60\,000 \cdot 4 = 240\,000 \text{ руб.}$$

Переключи калькулятор на способ «По объёму выдач» - он подставит эти же числа и покажет 240 000 руб. Обрати внимание на асимметрию двух формул: в объёме поступлений $V$ ничего не вычитается, а из объёма выдач $R$ выплаты работникам исключаются. Причина в том, что зарплатные дни и так выведены из-под лимита отдельным правилом, о котором ниже.

Сверхлимитный остаток и когда он разрешён

Разберём третий пример: лимит 450 000 руб., а на конец дня в кассе оказалось 620 000 руб. Превышение считается вычитанием:

$$620\,000 - 450\,000 = 170\,000 \text{ руб.}$$

Это и есть сверхлимитный остаток. Ключевое слово - «на конец рабочего дня»: в течение дня в кассе может находиться любая сумма, нарушения нет, пока деньги успевают уйти в банк или в подотчёт до закрытия смены.

Закон знает два законных исключения. Первое - дни выплаты заработной платы, стипендий и других выплат работникам: в такие дни лимит можно превышать, но не дольше пяти рабочих дней, считая день получения наличных в банке. Второе - выходные и нерабочие праздничные дни, если организация в эти дни ведёт кассовые операции. Во всех остальных случаях накопление наличности сверх лимита - административное нарушение по статье 15.1 КоАП РФ: штраф от 4 000 до 5 000 руб. на должностное лицо и от 40 000 до 50 000 руб. на организацию.

Отдельно стоит помнить, что субъекты малого предпринимательства и индивидуальные предприниматели вправе лимит вообще не устанавливать. Право это не автоматическое: отказ от лимита тоже оформляется приказом, иначе при проверке будут считать, что лимит равен нулю.

Частые ошибки

• Делят выручку на календарные дни. В формуле $P$ - рабочие дни. Подмена 30 рабочих дней на 44 календарных занижает среднедневные поступления в полтора раза, и лимит выходит заниженным, а превышения - регулярными.
• Включают в $V$ все поступления в кассу. В объём поступлений идёт только выручка за товары, работы и услуги. Деньги, снятые с расчётного счёта, возвращённые подотчётные суммы, полученные займы и вклады учредителя в расчёт не входят.
• Ставят срок сдачи больше семи дней без основания. Четырнадцать рабочих дней разрешены исключительно тогда, когда в населённом пункте нет банка. Иначе $N_{\text{c}}$ ограничен семью днями, и раздуть лимит через этот множитель не получится.
• Путают, где вычитается зарплата. Выплаты работникам исключаются только из объёма выдач $R$ во второй формуле. В первой формуле выручка берётся целиком.
• Проверяют остаток в середине дня. Лимит ограничивает остаток на конец рабочего дня, а не максимум за день.
• Считают лимит установленным навсегда. Организация вправе пересчитать лимит и издать новый приказ в любой момент - например, перед сезоном высоких продаж, когда старая сумма перестаёт покрывать дневную выручку.

FAQ

Можно ли не устанавливать лимит кассы? Да, если организация относится к субъектам малого предпринимательства или речь идёт об индивидуальном предпринимателе. Отказ оформляется приказом руководителя со ссылкой на указание 3210-У.

Какой расчётный период выгоднее взять? Любой в пределах 92 рабочих дней, в том числе период прошлого года или период пиковых продаж. Чем выше среднедневная выручка в выбранном периоде, тем больше лимит и тем меньше риск превышения. Вновь созданная организация, у которой ещё нет фактических данных, берёт ожидаемые показатели.

Что делать, если в кассе оказалась сумма сверх лимита? Сдать излишек в банк в тот же рабочий день. Если превышение попало в дни выплаты зарплаты или в выходной с кассовыми операциями, нарушения нет.

Нужен ли отдельный лимит обособленному подразделению? Если у подразделения есть свой банковский счёт, лимит для него устанавливается отдельным приказом. Если подразделение сдаёт наличные в кассу головной организации, лимит считается по общему объёму, а затем распределяется между кассами приказом - сумма частей не должна превышать общий лимит.

Коротко

1. Лимит по объёму поступлений: $L = \dfrac{V}{P} \cdot N_{\text{c}}$ - среднедневная выручка умножается на число рабочих дней между сдачами денег в банк.
2. Лимит по объёму выдач (когда наличной выручки нет): $L = \dfrac{R}{P} \cdot N_{\text{n}}$, где из $R$ исключены зарплата и другие выплаты работникам.
3. Ограничения: расчётный период $P$ - не более 92 рабочих дней, срок сдачи - не более 7 рабочих дней (14 там, где нет банка).
4. В примере: $4\,500\,000 / 30 = 150\,000$ руб. в день, $150\,000 \cdot 3 = 450\,000$ руб. - это ответ.
5. Лимит вводится приказом и проверяется на конец рабочего дня; превышение допустимо в зарплатные дни (до пяти рабочих дней) и в выходные с кассовыми операциями, а субъекты МСП и ИП вправе лимит не устанавливать.